¿Por Qué Contratar el Servicio de Recepcionista Virtual?

¿Por Qué Contratar el Servicio de Recepcionista Virtual?

En el áspero escenario actual de los negocios, las organizaciones necesitan enfocarse en el eje de su actividad y automatizar las tareas más rutinarias y repetitivas. Afortunadamente hoy la tecnología brinda respuestas para resolver esta encrucijada sin grandes erogaciones ni importantes despliegues a nivel de infraestructura. Y justamente la función de recepcionista virtual es una de las respuestas que brinda la tecnología hoy, y que están totalmente a mano de empresas de todos los tamaños. ¿Y qué es lo que propicia esta  funcionalidad automatizada? Habilita a las organizaciones a disponer de una auténtica secretaria virtual para atender y derivar llamados de manera prolija y profesional. 

La función de secretaria virtual a la que nos referimos se inserta en el marco del servicio integral de telefonía en la Nube para empresas de net2phone, que aporta soluciones y potencia los esquemas de comunicaciones de compañías de los más diversos rubros.

Naturalmente el hecho de recibir un alto volumen de llamados puede ser una señal de salud en cualquier negocio. Pero la realidad es que atender ese torrente de llamadas puede demandar un tiempo importante. Un tiempo con el que en general no se cuenta… De allí la importancia de una funcionalidad avanzada de recepcionista virtual como la que ofrecemos desde net2phone en el marco de nuestro servicio Cloud VoiP. Esta función colabora para que en principio las organizaciones no pierdan ninguna comunicación. Esto resulta clave, porque sabemos que muchas veces una llamada que no se atiende en tiempo y forma, puede ser una oportunidad de negocios que se pierde. Utilizar un correo de voz ya no resuelve el problema, ya que hoy los clientes exigen experiencias superlativas a nivel de la atención, y es probable que al no ser atendidos de inmediato y como esperan simplemente busquen una alternativa en una empresa competidora. 

Secretaria Virtual

Lo antedicho puede sonar muy lógico. Pero a esta altura usted se preguntará, ¿qué es una secretaria virtual? Como decíamos es una función que les permite a las empresas e instituciones mantener una atención telefónica profesional y sin demoras todos los días y a toda hora. Además de mejorar el servicio al cliente y prácticamente hacer desaparecer los tiempos de espera, este servicio ofrece una imagen de compañía profesional que presta atención a cada llamado con rapidez, compromiso y seriedad. 

Además la función de secretaria virtual incrementa la productividad ya que no solamente resuelve la atención de llamados, sino que tiene capacidad como para efectuar encuestas de servicio, gestionar citas (programarlas, confirmarlas), etc.   

Ahora bien, esta alternativa de secretaria virtual, ¿cómo funciona? Como indicamos forma parte del set de funcionalidades de productividad que se ofrecen como parte del servicio telefonía en la Nube de net2phone. Con lo cual su implementación es transparente, y su uso resulta por demás amigable. 

Está claro que la recepcionista de una empresa muchas veces es la que ofrece la primera impresión, al actuar como la primera línea de interacción de las organizaciones ante los clientes potenciales. Con lo cual una buena recepcionista puede hacer un mundo de diferencia para los negocios de una empresa. Pues bien: en el caso de la secretaria virtual la calidad de atención se asegura durante las 24 horas, incluso en horarios fuera del rango de atención habitual de las empresas, durante los fines de semana y en épocas de vacaciones. Y lo bueno es que esta función de recepcionista virtual se puede configurar de modo tal que derive oportunamente las llamadas que realmente exijan una atención inmediata.  

Recepcionista Virtual

Ahora que usted ya sabe qué es una secretaria virtual y el aporte más que interesante que puede realizar a su negocio, no solo a nivel de productividad, sino también en el plano de la imagen. En efecto: la función de recepcionista virtual colabora para que los clientes se lleven una sensación de profesionalismo, confianza, facilidad de contacto y capacidad de atención.

Esta funcionalidad deriva llamados, responde consultas básicas y ofrece un primer nivel de atención, aliviando con ello la presión sobre otros miembros del staff de su empresa, que de este modo se pueden ocupar de otras tareas que sumen más valor al negocio. Otra ventaja de esta función automatizada es que no exige espacio en la oficina, dato para nada menor en un contexto en que los precios de las propiedades y de los alquileres resultan muy onerosos y las empresas necesitan ahorrarse metros cuadrados en los lugares de trabajo.  

Si desea conocer más detalles sobre la funcionalidad de secretaria virtual, y cómo funciona, ¡lo invitamos a contactarnos ahora!.